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甘肃民族师范学院档案管理实施细则
2015-07-06 15:31  

甘民师字〔201265

第一章总则

第一条为使档案管理工作制度化、规范化、科学化,确保学校档案的完整、准确和系统,根据国家教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法》,制订本细则。

第二条实行档案工作责任制。各系、处、所、中心等部门必须把档案工作纳入职责范围,指定一名负责人分工主管,把文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入管理(业务)人员的岗位职责,并指定专人(可兼职)负责本部门档案的收集、整理和移交工作。

第三条实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各部门负责档案工作的人员需按照归档要求组织本部门的教学、科研和管理人员及时整理档案和立卷。教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料,都应完整、准确、系统、规范的归档保存。

第四条实行基建工程项目等与文件材料的同步审查制。凡对基建工程、重要仪器设备等进行鉴定、验收时,有关业务部门必须通知并会同院档案室对应归档的文件材料加以审查、签署意见,没有完整、准确、系统、规范的文件材料的项目,不予验收。

第五条公务文件必须归档。各系各部门在公务活动中形成的文件材料,除经批准可设立分室保管外,都必须按规定向档案室移交;凡个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按规定向档案室移交,统一集中管理,任何部门和个人均不得据为已有。

第二章文件材料的归档范围及保管期限

第六条归档范围。文件材料的归档范围分为:1、党群类;2、行政类;3、教学类;4、科研类;5、基本建设类;6、仪器设备类;7、出版类; 8、财会类;9、声像类(包括声像、人物、实物、学校历史档案以及与本校有关的重要资料等)。归档的文件材料包括纸质、电子、照(胶)片、软盘、录音带等各种载体形式。

各类档案的归档范围和保管期限详见附件一至附件二。

第七条保管期限。保管期限分永久、30年和10年三种。凡附件中已列的,对照附件标注;附件中未列出的,参照下列原则划分:

凡反映我校主要活动和基本历史面貌,对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管;凡反映我校一般工作活动,在较长时期内对学校和社会有查考利用价值的,列为30年保管;凡在较短时期内对学校工作有查考价值的,列为10年保管。

第三章文件材料的归档要求及归档时间

第八条实行部门立卷制度。各部门、各课题组的专(兼)职档案人员,负责归档文件材料的平时积累与整理工作,每年经院档案室审查立卷后,再归档。

第九条文件材料立卷应符合下列要求:

(一)归档的文件材料均须质地优良、书绘工整,声像清晰,规格统一,签字完备,符合有关规范和标准。

(二)文件材料以“件”为单位进行整理,一般以一份文件为一件,文件的正本与定稿合为一件;正文与附件合为一件;原件与复印件合为一件;转发文与被转发文合为一件;同一年度内相关的请示与批复、报告与批复、函与复函合为一件,跨年度的各为一件;报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等按其本来的装订方式,一个自然本(册)为一件。

(三)归档文件统一按“件”进行装订,卷内文件材料应去掉金属物,对破损的文件材料应按裱糊技术托裱,装订文件时尽量把四边都取齐,至少把左边与下边分别对齐。列为永久和30年保存的文件,采用不锈钢夹或线绳进行装订;列为10年保存的文件不再拆开重新装订。

(四)科研课题文件材料排列顺序是:开题材料、成果材料在前,原始材料在后;文字材料在前,图样在后;图样按目录或图号排列。

(五)特殊载体的文件材料,按有关规定整理。

(六)归档文件的排列编号。归档文件在分类方案的最低一级类目内进行排列;一般按照文件的形成时间或文号的先后顺序排列。归档文件都应进行编号,以固定分类、排列次序。编页号:正面编在右上角,每份文件均从“1”开始编号;编件号:按照归档文件的分类体系和排列顺序逐件编写在归档章的相应栏目内;加盖并填写归档章:在每份文件首页上端靠右的空白处加盖归档章并填写各项目。

(七)编制归档文件目录。归档文件在装订、分类、排列、编号完毕后,即应根据相应的分类体系和排列编号编制归档文件目录。根据其机构或问题类别的顺序,按永久、30年、10年保管期限各一个流水号,分别编制归档文件目录。编制归档文件目录时,遇到不同机构、问题类别或年度时,均新起一页再连续编写,并在题名栏正中标出机构名称、问题类名或具体年度。

(八)声像档案应用文字标出摄影、录音和录像的对象、事由、时间、地点、中心内容和责任者。

(九)凡校内由两个以上单位协办事项的文件材料,由主办单位负责汇总归档。凡与外单位合作完成的项目,若我校为负责单位,经办部门须负责存档一套完整的档案。若我校为协作单位,则只归档与承担任务有关的部分。

(十)案卷归档必须填写移交清单,交接双方根据移交清单清点核对后,履行签字手续。

第十条归档时间

(一)党政部门和按年度归档的部门,于次年第二季度内归档。

(二)各教学部门和需按学年归档的部门,于次学年寒假前归档。

(三)科研、基建、后勤、国资、仪器设备等专题性、成套性档案,在项目完成并通过鉴定、验收后三个月内归档。

第四章附则

第十一条本细则及其附件由院档案室负责解释。

第十二条本细则自公布之日起施行。学校原有相关规定同时废止。

 

  附件:1.《甘肃民族师范学院综合档案室归档文件材料分类表》

 

附件【甘肃民族师范学院综合档案室归档文件材料分类表.doc已下载
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